Dematerializzare gli archivi al tempo del PNRR: la certificazione di processo

Nell’attuale contesto in cui le organizzazioni pubbliche e private sono impegnate nel processo di transizione al digitale, una delle principali novità portate dalle nuove “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dell’Agenzia per l’Italia Digitale (di seguito: Linee guida)1, è la certificazione di processo, contenuta nell’Allegato 3, che ha la finalità di favorire la dematerializzazione di grandi quantità di documenti analogici attraverso la loro digitalizzazione massiva, la generazione di copie per immagine aventi lo stesso valore degli originali da cui sono tratte ed, eventualmente, la loro eliminazione. Fino ad oggi uno dei principali ostacoli a questo tipo di ‘trasformazione’ era stata la disponibilità di un’unica modalità per certificare la corrispondenza delle copie per immagine rispetto agli originali da cui sono tratte, ovvero quella del ‘raffronto’, impraticabile nel caso di grandi quantità di documenti da digitalizzare; l’altra modalità prevista dal Codice dell’amministrazione digitale, quella della certificazione di processo, non era ancora concretamente attuabile perché si rimaneva in attesa della pubblicazione delle linee guida contenenti le modalità operative. Nel mese di settembre 2020 le Linee guida sono state finalmente pubblicate e sono diventate pienamente applicabili dal 1° gennaio 2022. Le modalità operative per la certificazione di processo, descritte in dettaglio nell’Allegato 3, consentono ora di avviare progetti di dematerializzazione massiva di archivi analogici