Gestione documentale digitale: un'analisi di convenienza economica

Le aziende sono da sempre obbligate alla conservazione di un numero molto elevato di documenti cartacei che richiede l’impiego di ingenti risorse in attività di stampa, movimentazione, archiviazione dei documenti stessi. In tale campo l’evoluzione tecnologica ha da tempo reso disponibili strumenti hardware e software che incrementano notevolmente l’efficienza di svolgimento del processo di gestione documentale, ma permanevano fino a pochi anni fa significative imposizioni legislative che vincolavano la permanenza della gestione cartacea. Importanti cambiamenti normativi avvenuti nel biennio 2004-2005 offrono però oggi alle imprese l’opportunità di gestire numerose tipologie di documenti, con pieno valore legale, attraverso supporti digitali anziché cartacei. In questo contesto, il presente lavoro, che rientra in un più ampio progetto di analisi delle tecniche di cost management coordinato dal Prof. Riccardo Silvi e che è stato svolto su campione di aziende industriali emiliano-romagnole, si pone come obiettivo quello di comprendere i possibili impatti economici e gestionali legati all’applicazione delle nuove procedure di gestione documentale digitale e conservazione ottica dei documenti, tanto sul ciclo attivo che su quello passivo, individuando gli specifici elementi aziendali che determinano l’efficacia del passaggio alla nuova forma di gestione.